Workshop Autentikasi Arsip Elektronik dan Arsip Hasil Digitalisasi diikuti jajaran unit kerja terkait selingkung Unesa.
Unesa.ac.id., SURABAYA—Universitas Negeri Surabaya (Unesa) melalui Direktorat Hukum, Ketatalaksanaan, dan Reformasi Birokrasi menyelenggarakan Workshop Autentikasi Arsip Elektronik dan Arsip Hasil Digitalisasi pada Rabu, 27 Agustus 2025 yang berlangsung di Auditorium lt 11 Gedung Rektorat, Kampus Unesa 2 Lidah Wetan, Surabaya.
Acara dibuka Wakil Rektor Bidang Hukum, Ketatalaksanaan, Keuangan, Sumber Daya, dan Usaha, Bachtiar Syaiful Bachri. Dalam sambutannya, ia menegaskan bahwa proses pengarsipan merupakan hal yang sangat penting karena arsip adalah dokumen data yang menjadi dasar akuntabilitas sebuah lembaga.
"Ketika kita berbicara data, maka arsip adalah dokumen yang harus dipertanggungjawabkan. Apalagi di era digitalisasi saat ini, pengelolaan arsip tidak hanya mempermudah dan mempercepat layanan, tetapi juga menjamin akuntabilitas waktu dan pertanggungjawaban,” ungkapnya.
Wakil Rektor II, Bachtiar Syaiful Bachri menyampaikan penguatan dan harapannya dalam kegiatan tersebut.
Dalam laporannya, Suyono, Kasubdit Tatalaksana, Protokoler, dan Kearsipan Unesa, menjelaskan bahwa workshop ini bertujuan untuk meningkatkan kapasitas pemahaman dan keterampilan SDM dalam mengelola arsip elektronik.
Selain itu, juga untuk berbagi pengetahuan tentang berbagai teknologi autentikasi serta menyamakan persepsi mengenai standar dan prosedur operasional baru dalam pengelolaan arsip digital.
"Perkembangan dunia digital bergerak sangat cepat. Institusi kita dituntut untuk beradaptasi dengan beralih dari sistem konvensional berbasis kertas menuju sistem elektronik yang lebih efisien," ujarnya.
Lebih lanjut, ia menekankan bahwa arsip elektronik dan hasil digitalisasi tidak memiliki wujud fisik sebagaimana arsip kertas. Oleh karena itu, nilai utamanya terletak pada identitas, keaslian, dan autentikasi.
Arsip digital harus dapat dibuktikan keasliannya, tidak mengalami perubahan selama penyimpanan, serta dapat diandalkan sebagai alat bukti yang sah di mata hukum.
www.unesa.ac.id
Narasumber, Susilo Dwi Atmodjo, Arsiparis Muda dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, membawakan materi berjudul "Autentikasi Arsip Elektronik dan Arsip Hasil Alih Media"
Dalam paparannya, ia menyampaikan kebutuhan pengarsipan digital kini menjadi hal mendesak seiring tuntutan akses dokumen yang cepat, mudah, dan dapat diandalkan.
Ia mencontohkan, alih media arsip statis dengan metode konversi dapat dilakukan untuk tujuan pelestarian informasi, kemudahan akses, hingga efisiensi pengelolaan. Namun, hasil alih media tetap memerlukan dokumen pendukung seperti berita acara alih media, daftar arsip, serta legalitas dari pimpinan lembaga pencipta arsip.
"Arsip elektronik maupun hasil digitalisasi harus memiliki identitas, keaslian, dan integritas yang dapat dibuktikan. Tanpa itu, arsip tidak bisa diakui sebagai bukti hukum yang sah," tegasnya.
Selain itu, autentikasi arsip elektronik dapat dilakukan melalui berbagai cara, antara lain penggunaan tanda tangan elektronik, segel elektronik, digital watermark, hingga hash value untuk memeriksa integritas data.
Sebagai tambahan, acara yang diikuti oleh para kepala kantor dan pengelola arsip di lingkungan Unesa ini juga dimeriahkan dengan sesi kuis interaktif berisi pertanyaan seputar materi yang disampaikan.[]
***
Reporter: Mochammad Ja'far Sodiq (FIP)
Editor: @zam*
Foto: Tim Humas Unesa
Share It On:
